A Fókuszálj vagy sodródj könyv azoknak a vezetőknek és leanszakembereknek szól, akik nemcsak több feladatot szeretnének belezsúfolni a napjukba, hanem vissza akarják szerezni a figyelmük és munkaritmusuk feletti irányítást.
Van egy visszatérő mondat, amelyet vezetőktől, minőségügyi szakemberektől, leanesektől és folyamatfejlesztőktől nagyon gyakran hallok:
„Tudom, hogy fontos lenne, de egyszerűen nincs rá időm.”
Nincs idő a fejlesztésre.
Nincs idő a gembára.
Nincs idő a standardok frissítésére.
Nincs idő az akciók valódi utánkövetésére.
Nincs idő a fiatalabb kollégák mentorálására.
Nincs idő arra, hogy végre ne csak tüzet oltsunk, hanem megértsük, miért gyullad ki újra és újra ugyanaz a tűz.
A furcsa az, hogy közben szinte mindenki sokat dolgozik.
A naptár tele van. A meetingek mennek. Az e-mailek jönnek. A chatüzenetek villognak. A státuszok frissülnek. A sürgős ügyek megtalálják az embert. A nap végén mégis gyakran marad az érzés: sokat reagáltam, de keveset haladtam azzal, ami igazán fontos lett volna.
Erről szól a Fókuszálj, vagy sodródj! című könyvem.
Pontosabban: nem egyszerűen időgazdálkodásról szól.
Inkább fókuszállításról.
Arról, hogyan lehet újra beállítani a figyelmünket, a munkaritmusunkat, a feladatainkhoz való viszonyunkat és vezetőként a csapatunk működését úgy, hogy ne csak sodródjunk a sürgős kérések között, hanem legyen terünk a valóban fontos munkára is.
A könyv alcíme is ezt az irányt jelöli ki: leanszemléletű időgazdálkodás és PDCA a mindennapi fókuszért. A bemutató szerint gyakorlati módszereket ad ahhoz, hogy az olvasó vezetőként vagy folyamatfejlesztőként visszaszerezze az ideje és figyelme feletti irányítást.
Az időgazdálkodás kifejezéssel van egy kis bajom.
Úgy hangzik, mintha az időt lehetne menedzselni.
Pedig az idő nem lesz több. Nem lehet meghosszabbítani, félretenni, kamatoztatni vagy visszakérni abból, amit tegnap elveszítettünk. Mindenkinek ugyanúgy halad.
Amit valóban fejleszteni lehet, az nem maga az idő.
Hanem az, hogy mire adjuk a figyelmünket, milyen feladatok kerülnek elénk, mit engedünk be a napunkba, mire mondunk igent, mit tolunk tovább, hol hagyjuk, hogy mások sürgőssége átvegye az irányítást.
Ezért szeretem egyre jobban a fókuszállítási könyv megfogalmazást.
A könyv nem azt ígéri, hogy minden percét tökéletesen beosztja. Inkább abban segít, hogy a munkanap során felmerülő veszteségeket ugyanazzal a szemmel vizsgálja, ahogyan egy folyamatfejlesztő is tenné. A könyvben is megjelenik ez az alapgondolat: az időt nem lehet menedzselni, hanem a feladatokkal kell jól gazdálkodni.
Ez lényeges különbség.
Mert ha az időgazdálkodást csak személyes fegyelmi kérdésként kezeljük, akkor könnyen bűntudat lesz belőle.
„Nem vagyok elég hatékony.”
„Nem vagyok elég fegyelmezett.”
„Nem tudok nemet mondani.”
„Más biztos jobban csinálja.”
De ha lean szemmel nézünk rá, akkor más kérdéseket teszünk fel.
Hol keletkezik veszteség a munkanapban?
Melyik feladat nem értékteremtő?
Melyik meeting nem hoz döntést?
Melyik e-mail csak bizonytalanságot tol tovább?
Melyik sürgős ügy ismétlődik újra és újra?
Melyik feladat kerül mindig a vezetőhöz, pedig a folyamatnak kellene kezelnie?
Ez már nem önvád.
Ez diagnózis.
A könyv elején Szilágyi Gábor történetén keresztül mutatom meg, hogyan néz ki egy átlagosnak tűnő, mégis széteső vezetői munkanap.
Gábor egy körülbelül négyszáz fős autóipari beszállítóvállalatnál dolgozik minőségügyi csoportvezetőként. Tapasztalt, megbízható munkatárs, akiben bízik a csapata és a vezetői is számítanak rá. Mégis egyre inkább azt érzi, hogy a rázúduló feladatok száma és összetettsége lassan meghaladja az erejét.
A napja már hajnalban elkezdődik.
Nem a munkahelyen, hanem a fejében.
04:23-kor felriad. Nem valami zajra, hanem a kavargó gondolatokra. Eszébe jut egy hibás cikkszám az adatbázisban, egy vevői reklamáció, egy fiatal kolléga Lean Six Sigma projektje, amelyet át kellett volna néznie, és a kontroller e-mailje, amelyre határidőre reagálnia kell.
Mire beér a munkahelyére, a napirendje máris borul. A főnöke a reklamációról érdeklődik, a reggeli státuszmeeting újabb feladatokat tesz a listájára, majd néhány percen belül Teams-üzenet, e-mail és folyosói kérés szakítja meg.
A legfontosabb feladataihoz — a reklamáció kivizsgálásához, a gembasétához, a fiatal kolléga mentorálásához — alig jut közelebb. Délutánra azt látja, hogy a hajnalban összeírt listája nem rövidült, hanem hosszabb lett.
És talán ez a történet egyik legfontosabb pontja.
Gábor nem lusta.
Nem motiválatlan.
Nem felelőtlen.
Nem hozzá nem értő.
Éppen ellenkezőleg: próbál helytállni.
Csak egy olyan munkarendszerben próbál helytállni, amely folyamatosan szétszedi a figyelmét.
A könyv egyik alapkérdése ezért ez:
vajon egyedi Szilágyi Gábor története?
Szerintem sok vezető és szakember pontosan tudja a választ.
A legtöbb vezetői időgazdálkodási probléma nem ott kezdődik, hogy valaki nem ismeri az Eisenhower-mátrixot, a delegálást, az időblokkokat vagy a Pareto-elvet.
Sokszor ismeri.
Csak a munkanapja nem engedi használni.
Amikor minden sürgős, akkor nehéz a fontosra figyelni. Amikor mindenki azonnali választ vár, akkor nehéz egybefüggő gondolkodási időt teremteni. Amikor egy vezetőhöz kerül minden bizonytalan döntés, akkor a naptár nem terv lesz, hanem a szervezet működési zavarainak lenyomata.
A Harvard Business Review időgazdálkodásról szóló cikke is arra figyelmeztet, hogy az időgazdálkodás több, mint egyszerű produktivitási trükkök gyűjteménye: készségek, viselkedések és tudatos figyelem együttese.
Ezért nem akartam olyan könyvet írni, amely csak újabb módszerlistát ad.
Természetesen vannak benne technikák. A tartalomjegyzékben is látszik többek között a delegálás, az Eisenhower-mátrix, az értesítések kikapcsolása, a feladatpriorizálás, a GTD, az időblokkok, a kötegelt feladatok, a nemet mondás, a Pareto-elv, a Pomodoro-technika és a zavaró tényezők csökkentése.
De ezek nem önmagukért szerepelnek a könyvben.
Nem az a cél, hogy az olvasó kipróbáljon még egy trükköt, majd két hét múlva visszasodródjon ugyanoda.
A cél az, hogy kialakuljon egy ismételhető tanulási ritmus.
Ezért lett a könyv alapja a PDCA.
A PDCA-ciklus a folyamatfejlesztés egyik legegyszerűbb, mégis legerősebb gondolkodási kerete.
Plan: tervezz.
Do: próbáld ki.
Check: nézd meg, mi történt.
Act: korrigálj, standardizálj, építsd be, ami működik.
Az ASQ is a folyamatos fejlesztés egyik alapvető módszereként mutatja be a Plan-Do-Check-Act ciklust.
A kérdés az volt számomra: mi történik, ha ezt a logikát nem egy gyártási vagy adminisztratív folyamatra alkalmazzuk, hanem a saját munkanapunkra?
Mi van, ha a vezetői fókuszt is lehet tervezni, kipróbálni, mérni, tanulni és javítani?
Mi van, ha a túl sok meetinget, a megszakításokat, az e-mail-terhelést, a halogatást vagy a széteső csapatmunkát nem egyszerűen személyes gyengeségként kezeljük, hanem fejlesztendő rendszerként?
A könyv pontosan ezt próbálja végigvezetni.
A tartalma két nagy részre épül: az első rész az egyéni PDCA-időgazdálkodásról, fókuszról és haladásról szól, a második pedig a vezetői PDCA-időgazdálkodásról, vagyis a közös fókuszról és közös ritmusról.
Ez azért fontos, mert egy vezető ritkán csak a saját idejéért felel.
Hatással van a csapata figyelmére is.
Ha rosszul működnek a meetingek, ha nem tiszták a prioritások, ha minden kérdés felfelé csúszik, ha nincs közös ritmus, akkor nemcsak a vezető fárad el. A csapat is szétesik.
Ezért a könyv nem áll meg az egyéni hatékonyságnál.
Átvezet a csapatszintű működéshez is.
A Fókuszálj, vagy sodródj! elsősorban vezetőknek, leanszakembereknek, folyamatfejlesztőknek, minőségügyi szakembereknek, projektvezetőknek és olyan tudásmunkát végző szakembereknek szól, akik sokszor egyszerre próbálnak működtetni, reagálni, fejleszteni és fenntartani.
A könyv ajánló része több tipikus helyzetet is felsorol. Például azt, ha valaki halogatja a fontos, de nem sürgős feladatokat, túl sok idejét viszik el a döntést nem eredményező meetingek, gyakran szakítják meg „van egy perced?” kérdéssel, elárasztják az e-mailek és chatüzenetek, vagy nem egyértelmű a csapatban, ki miért felel.
Ezek a helyzetek nem elméleti problémák.
Nagyon is mindennapiak.
És sokszor pontosan ezek miatt nem jut idő a fejlesztésre.
Korábban több blogbejegyzésben is írtam erről. A Vezetői időgazdálkodás: miért lesz hosszabb a teendőlista estére? című cikkben a vezetői teendőlista növekedését vizsgáltam. A napi tűzoltás ára arról szólt, hogyan szorítja ki a sürgős a fontos fejlesztési munkát. A Mit mutat 345 válasz a munkahelyi időgazdálkodás kihívásairól? című bejegyzés pedig a kutatási oldalát mutatta meg annak, hogy a meetingek, megszakítások, e-mailek és tisztázatlan felelősségek mennyire erősen hatnak a munkahelyi fókuszra.
A könyv ezekhez a témákhoz ad rendszert.
A könyvben nemcsak elvek szerepelnek, hanem konkrét gyakorlatok, reflexiós feladatok és vezetői kérdések is.
Az első részben az egyéni fókusz és munkanap fejlesztése áll a középpontban: célkitűzések, prioritások, időaudit, heti tervezés, fókuszidőblokkok, majd a megvalósítást támogató technikák.
A Check és Act részekben pedig nem az a kérdés, hogy sikerült-e tökéletesen betartani a tervet.
Hanem az, hogy mit tanultunk.
Mi működött?
Mi nem működött?
Miért csúszott el a nap?
Mi szakította meg a fókuszt?
Melyik szokás segített?
Mit érdemes standardizálni?
Mit kell módosítani a következő ciklusban?
A második rész már vezetői szintre emeli ugyanezt: közös célok, kapacitástervezés, a csapat időbeosztási kultúrája, értekezletek hatékonysága, delegálás, fókuszidő védelme, csapatszintű visszajelzés, majd bevált gyakorlatok standardizálása.
Ezért nevezem ezt fókuszállítási könyvnek.
Mert nem egyszerűen azt kérdezi, hogyan legyen tele a naptár.
Hanem azt, hogyan legyen a figyelmünk összhangban azzal, ami valóban fontos.
A Fókuszálj, vagy sodródj! önállóan is használható könyv. El lehet olvasni, lehet belőle jegyzetelni, ki lehet próbálni egy-egy módszert, és már ez is adhat új nézőpontot a munkanap kezeléséhez.
De tudom, hogy a valódi változás ritkán attól történik meg, hogy elolvasunk egy jó gondolatot.
A változás akkor kezd tartóssá válni, amikor a gondolatból gyakorlat lesz. Amikor nemcsak megértjük, hogy védeni kellene a fókuszidőt, hanem ténylegesen elkezdjük átalakítani a heti működésünket. Amikor nemcsak felismerjük, hogy túl sok a megszakítás, hanem megfigyeljük, honnan jönnek. Amikor nemcsak eldöntjük, hogy kevesebbet szeretnénk sodródni, hanem hétről hétre visszanézzük, mi működött, mi nem, és min érdemes változtatni.
Ezért készült a könyvhöz egy 8 hetes digitális fókuszprogram is.
A program azoknak szól, akik nemcsak elolvasni szeretnék a könyvet, hanem irányítottabban, lépésről lépésre szeretnék beépíteni a benne szereplő gondolkodásmódot a saját munkájukba. A videós bemutatóban is utalok erre: a könyv önállóan is használható, de aki irányítottabban szeretné feldolgozni a szemléletet, annak a könyvre épülő digitális fókuszprogramot is ajánlom.
A 8 hét nem véletlen.
Egy új munkaritmushoz idő kell. Egyetlen hét alatt még könnyű lelkesedni, de nehéz valódi szokást kialakítani. A program ezért nem egyszeri lendületre épít, hanem fokozatos haladásra: megfigyelésre, tervezésre, kipróbálásra, visszatekintésre és finomításra.
Pontosan úgy, ahogyan a PDCA-ban is gondolkodunk.
A könyv tartalma is erre az ívre épül: először az egyéni fókusz és időgazdálkodás fejlesztésével foglalkozik, majd a vezetői és csapatszintű működésre viszi tovább a PDCA-logikát.
A 8 hetes fókuszprogram tehát nem különálló termék a könyv mellett, hanem annak gyakorlati feldolgozása.
Abban segít, hogy az olvasó ne csak inspirációt kapjon, hanem rendszeres lépéseken keresztül el is kezdje átalakítani a saját fókuszát, munkaritmusát és vezetői működését.
Első ránézésre furcsának tűnhet, hogy egy lean six sigma tanácsadó időgazdálkodási könyvet ír.
De számomra ez nagyon is természetes folytatás.
A folyamatfejlesztésben gyakran beszélünk veszteségről, áramlásról, standardról, visszasodródásról, kontrollról és fenntartásról. A vezetői munkában ugyanezek a problémák más formában jelennek meg.
Veszteség, amikor egy meeting nem hoz döntést.
Várakozás, amikor egy ügy jóváhagyásra áll.
Újramunka, amikor ugyanazt az anyagot ötödször írjuk át.
Túlterhelés, amikor minden kérdés ugyanahhoz a vezetőhöz fut be.
Visszasodródás, amikor egy jó heti tervezési szokás két hét után eltűnik.
Gyenge standard, amikor mindenki máshogy értelmezi, mi számít sürgősnek.
A lean szemlélet nemcsak a gyártócsarnokban hasznos.
A munkanapban is.
A könyv bemutató része is hangsúlyozza, hogy a módszer egyéni és csapatszinten is alkalmazható, és gyakorlati technikákon keresztül segíti a fókusz fenntartását.
Ez a kapcsolat a folyamatfejlesztéssel különösen fontos. Mert sok vállalatnál nem azért maradnak félbe a fejlesztések, mert nincs szakmai tudás. Hanem azért, mert nincs védett figyelem a fenntartásra.
A projekt lezárul, de a kontroll nem él.
A standard elkészül, de nem frissül.
A gemba fontos lenne, de mindig elmarad.
A vezető tudja, mit kellene tenni, de a nap végére már csak reagált.
A fókusz ezért nem puha melléktéma.
Hanem a fenntartható fejlesztés egyik feltétele.
A könyvben külön kitekintés foglalkozik a modern technológiákkal és a mesterséges intelligenciával is. A tartalomjegyzék alapján ez a rész többek között az MI alkalmazási lehetőségeit, a digitális technológia kockázatait, valamint a döntéshozatalra, figyelemre és mély munkára gyakorolt hatását tárgyalja.
Ez ma már kihagyhatatlan téma.
Az MI sok feladatot gyorsíthat. Segíthet vázlatot készíteni, adatot rendezni, ötleteket gyűjteni, szöveget javítani, alternatívákat keresni. De önmagában nem oldja meg a fókusz problémáját.
Sőt, rosszul használva újabb megszakítási forrássá is válhat.
Ezért a könyvben nem technológiai csodamegoldásként jelenik meg, hanem eszközként. Olyan eszközként, amelyet be kell illeszteni a saját munkarendszerünkbe.
A fókuszt nem az algoritmus állítja be helyettünk.
Azt nekünk kell tudatosan kialakítani.
Nem azt szeretném, hogy az olvasó a könyv végén még több feladatot írjon fel magának.
Inkább azt, hogy másképp nézzen rá a saját munkanapjára.
Ne csak azt kérdezze:
„Hogyan férjen bele több minden?”
Hanem azt is:
„Miért kerül ennyi minden elém?”
„Melyik feladat valóban fontos?”
„Melyik sürgős ügy tér vissza rendszeresen?”
„Milyen rendszer termeli újra a megszakításokat?”
„Mit kellene standardizálni, delegálni, törölni vagy másképp kezelni?”
„Hol kellene fókuszt védeni, nem csak időt beosztani?”
A könyv egyik gyakorlati üzenete, hogy a megszerzett tudás csak akkor ér valamit, ha átültetjük a gyakorlatba. Akár egy csendes óra bevezetésével, egy új heti tervezési rutinnal vagy egy napi mini-PDCA kialakításával is el lehet kezdeni.
Ez fontos.
Nem nagy fogadalmakkal érdemes kezdeni.
Hanem egy kis, megfigyelhető változtatással.
A könyv témájához több korábbi blogbejegyzés is kapcsolódik.
Ha először azt szeretné megérteni, miért lesz estére hosszabb a vezető teendőlistája, érdemes elolvasni a Vezetői időgazdálkodás: miért lesz hosszabb a teendőlista estére? című cikket.
Ha a napi tűzoltás és a visszatérő sürgős ügyek oldaláról közelítene, akkor az A napi tűzoltás ára című bejegyzés kapcsolódik ide szorosan.
Ha a kutatási háttér érdekli, akkor a Mit mutat 345 válasz a munkahelyi időgazdálkodás kihívásairól? című bejegyzés ad jó alapot.
Ha pedig azt szeretné látni, hogyan kapcsolódik mindez a folyamatfejlesztéshez, akkor a Miért nem elég időgazdálkodási technikákat tanulni? és a A Lean Six Sigma projekt lezárása nem a fejlesztés vége című cikkeket ajánlom.
A könyvhöz kapcsolódó 8 hetes digitális fókuszprogram azoknak készült, akik nemcsak elolvasni szeretnék a gondolatokat, hanem heti lépésekben szeretnék beépíteni a PDCA-alapú fókuszállítást a saját munkanapjukba. A könyv megadja a szemléletet, a fókuszprogram pedig segít abból gyakorlati rutint építeni.
Nézze meg a Fókuszálj, vagy sodródj! könyvet és a hozzá kapcsolódó 8 hetes fókuszprogramot.
A könyv elsősorban vezetőknek, leanszakembereknek, folyamatfejlesztőknek, minőségügyi szakembereknek és projektvezetőknek szól, akik szeretnék tudatosabban kezelni saját idejüket, figyelmüket és csapatuk fókuszát.
A könyv nem egyszerű időbeosztási trükköket ad, hanem a PDCA-logikát alkalmazza a mindennapi fókuszállításra. A cél nem az, hogy még több feladat férjen bele a napba, hanem hogy a valóban fontos munka kapjon nagyobb figyelmet.
Nem. A könyv lean szemléletből indul ki, de közérthető, gyakorlati módon mutatja be, hogyan lehet a munkanapot és a vezetői fókuszt fejleszthető rendszerként kezelni.
A könyv önállóan is használható. A 8 hetes digitális fókuszprogram azoknak készült, akik irányítottabban, heti lépésekben szeretnék beépíteni a könyvben bemutatott PDCA-alapú fókuszállítást a mindennapi munkájukba.
A Fókuszálj, vagy sodródj! nem egyszerű időgazdálkodási könyv, hanem PDCA-alapú fókuszállítási útmutató vezetőknek és leanszakembereknek. A könyv abban segít, hogy ne csak reagáljon a sürgős ügyekre, hanem tudatosabban irányítsa saját idejét, figyelmét és csapata fókuszát.
A 99%-os teljesítmény első hallásra jól hangzik.
Ha valaki azt mondja, hogy egy folyamat az esetek 99%-ában jól működik, sok vezető megnyugodna. Hiszen százból kilencvenkilencszer nincs baj. A legtöbb hétköznapi helyzetben ez valóban elfogadhatónak tűnik.
De nézzük meg más, six sigma szemmel.
A vezetői időgazdálkodás egyik legbosszantóbb jelensége, hogy a fókuszidő szétcsúszik és az igazán odafigyelést igénylő elmélyült munka a háttérbe szorul a napi tűzoltás során.
Jelentkezzen lean six sigma green belt képzésünkre, amelynek alapja a Magyar Minőség Szakirodalmi Díj 2019 elismerésben részesült A lean six sigma folyamatfejlesztés kézikönyve. A képzés oktatója pedig a könyv szerzője Fehér Norbert 17 év lean six sigma tapasztalattal és 500+ mentorált, vezetett projekttel.
Rövid, gyakorlatias levelekben végigvesszük a PDCA gondolkodást, a legfontosabb veszteségforrásokat, a fejlesztési problémák kiválasztását, valamint azt is, mely módszerek és szakmai anyagok segíthetnek a következő lépésben.
