Bármely lean, illetve six sigma projektnek 5 kritériumnak kell megfelelnie:

• Valamely kulcsfolyamathoz kapcsolódik
• Világos és egyértelmű mérőrendszerrel rendelkezik az ahhoz tartozó cél egyértelműen definiált
• Valós problémát szűntet meg, mely abból ered, hogy a mérőrendszer nem képes teljesíteni elérni a célt
• Tényleges megtakarítást okoz, mely

       – Árbevételt növel, vagy
       – Költséget csökkent, vagy
       – Lekötött tőkét (készletet) csökkent

úgy, hogy közben a másik két feltétel a fentiek közül nem sérül (!)

• Külső / belső vevői igényt elégít ki

Amennyiben a fenti feltételek akár egyikének kielégítése is sérül, úgy komoly kockázatok jelentkeznek a projekt befejezhetőségét illetően (legyen az akár határidő, akár tényleges befejezés).

Mielőtt azonban projektötletünket tesztelnénk a fenti feltételek szerint figyelembe kell venni 2 másik faktort is, ha sikert akarunk elérni.

Ön melyik negyedből választana projektet, ha az alábbi mátrixba kellene besorolni?

   
Valószínűleg megmosolyogna minden olyan ötletet, amely a 3-as, vagy 4-es negyedbe tartozik, hiszen a 80/20-as, vagy az „először a fontosat!” szabályokat bizonyára ismeri.

Csábító lehet olyan feladat kiválasztása, mely az 1-es negyedbe tartozik és sajnos sokan követik is el ezt a hibát.

Igen hiba, hiszen az 1.negyed a folyamatos tűzoltásról szól, tehát nincs 1-2 hét, vagy akár hónap arra, hogy eredményeket produkáljon, mert főnöke, vagy egyenesen a vevő sűrgeti nap mint nap. Ebben a negyedben senki sem szeret dolgozni, mert mókuskeréknek is hívják. Itt nincs idő kivárni, hogy 100%-ban megfelelő legyen az Ön megoldása, hanem ha 60-70%-ban már működik, akkor érdemes megvalósítani. Ezeket a fejlesztések általában lean eszközökkel érhetőek el és ezért is nevezik az ebbe a negyedbe tartozó projekteket gyors kaizen-nek.

Ön akkor eredményes, ha sikerül a sürgős és fontos negyedből a fontos, de nem sürgős negyedbe áttolni a feladatot.

A 2. negyedben ugyanis valóban hátra lehet dőlni és gondolkozni azon mi lehet a gyökéroka (vagy tényleges oka) a problémának és 60-70%-os megoldások helyett valódi 100%-os megoldásra törekedve megszűntetni azt teljesen. Itt van idő gondolkodni, kísérletezni. Itt használhat lean, illetve six sigma eszközöket attól függően melyikben érzi gyakorlottabbnak magát, vagy érzi hasznosabbnak…

Javasoljuk, hogy első projektjét inkább a 2. negyedből válassza, hogy legyen ideje tanulni és javítani, ha nem sikerül elsőre megoldani a problémát!

Projektválasztásnál a következő szempont pedig legyen az adatok elérhetősége!
Jegyezze meg!

Nem létezik 100%-ban tökéletes adathalmaz viszont, ha 80-90%ban megbízható, akkor nyugodtan elkezdheti a munkát. Ha valaki reklamál, hogy nem tökéletes, akkor kérje meg, hogy hozzon pontosabb adatokat, de addig is maradjanak a rendelkezésre állóknál. Sok esetben láttuk továbbá, hogy a projektre fordított idő felét, vagy akár 2/3-át az adatgyűjtésre fordították a csapatok ahelyett, hogy tényleges akciókat foganatosítottak volna. Kezdjen valamit a rendelkezésre álló nagyjából megbízható adatokkal és hacsak lehet ne kezdjen újabb adatgyűjtésbe!

Ha vannak adatai, akkor ábrázolja azok trendjét!

A fenti grafikonon található 3 folyamat közül melyiket fejlesztené elsőként, ha az elfogadható tartomány a szaggatott vonal fölött található?

Valószínűleg Ön is a „B”-t választaná, hiszen jóval a cél alatt található és a trendje is negatív. (ez egy tipikus fontos és sürgős feladat).

Második projekt esetén viszont érdemes elgondolkozni azon, hogy bár az „A” a rossz tartományban található, azonban javuló trendet mutat (talán pont egy lean six sigma projekt hatására), s ha nem nyúlunk hozzá néhány periódust követően már elfogadható szinten lesznek az eredmények.

„C” viszont egy tipikus fontos, de egyelőre nem sürgős projekt, s ha semmit sem teszünk akkor hamarosan „tűzoltásra lehet szükség.

Tehát javaslatunk a következő:
1 – B
2 – C

A harmadikat pedig hagyjuk kifutni és ünnepeljük meg az elért sikert 🙂

Mielőtt bemutatnánk a lean six sigma projekteket rangsoroló mátrixot ideje szót ejteni arról milyen projektet NE válasszon:

• Hatás tekintetében:

– Riportok, jelentések átalakítása
– Adott folyamat teljesítményének mérése
– Szállító teljesítményének javítása anélkül, hogy az az eredményt megosztaná az Ön vállalatával
– Nem kritikus / nem szűk keresztmetszet tevékenység ciklusidejének csökkentése

• Erőfeszítés tekintetében:

– Vállalati szintű számítógép hálózat kialakítása
– Egész termékcsalád profitabilitásának növelése
– Az éves tervezési folyamat javítása

Valószínűsíthető a kudarc, ha:
        – Nincs összhangban a menedzsment céljaival
        – Olyan folyamat fejlesztését foglalja magában, amely hónapokig nem mutat eredményt
        – Más kockázatos kimenetelű projekt befejezésétől függ
        – Nagyon elfoglalt / leterhelt kollégák segítségét igényli    

És végül bemutatjuk a lean six sigma projekt rangsoroló mátrixot, amelyet szabadon felhasználhat, amennyiben rajt hagyja a honlapunkra való hivatkozást.

A mátrix használatának lépései:
1) Tekintse át a kritériumokat és frissítse fel azokat vállalata igényei szerint!
2) A rangsoroló mátrix feketével jelölt celláiban a vevő szempontjai szerint súlyozza a kritériumokat! (1 – nem fontos; 10 – kritikus)
3) Töltse fel a mátrix sorait értékeljék, hogy adott projekt mennyiben teljesíti az adott kritériumot (1 – alig; 10 – tökéletesen)

Ugye nem kell említenünk, hogy akkor a leghatékonyabb a rendelkezésre álló erőforrások elosztása az egyes lean, illetve six sigma projektek között, ha minden osztály vezetője kitölti és együtt tekintik át a lehetőségeket…

Jó munkát kívánunk, s amennyiben segítségre, vagy további tanácsra van szüksége keressen bizalommal!

Cash Flow Navigátor
Folyamatfejlesztők