Kedves Lean Six Sigma folyamatfejlesztő!

Az évkezdet általában tele van reményekkel, fogadalmakkal, új hoshin kanri célokkal. Ezek vonatkozhatnak az egészségünkre, a kapcsolatainkra, a munkánkra és az első napokban/hetekben még komolyan gondoljuk és teszünk értük, de valahogy gyakran elakad a kezdeti lelkesedés. Sokunknál már akár az első munkanapon, amikor a mindennapos tűzoltás közepette a fókusz máshová kerül.

Vajon mi ennek az oka? Hol a hiba?

Tapasztalatom szerint, ha 2-3 célt akarunk kiváló színvonalon elérni, akkor nagy valószínűséggel sikerrel járunk, de minél több céllal zsonglőrködünk, annál kisebb a valószínűsége, hogy ezeket elérjük.

Az ember genetikailag úgy van kódolva, hogy egyszerre csak egy dologra tud koncentrálni és azt kiválóan végrehajtani. Csak néhány kivételes személy képes multitasking üzemmódban dolgozni, azaz egyszerre több dologra fókuszálni.

Kérem, ha még nem tette, akkor foglalja írásba újévi fogadalmait, céljait és válassza ki azt, amelyet a legfontosabbnak tart az összes közül!Mi az a létfontosságú cél, amire fókuszálni kíván, hogy egészsége, kapcsolatai, munkája tekintetében a legnagyobb fejlődést érje el 2021-ben? Miközben írja a listát gondolja végig, hogy melyik az a működési terület, ahol a változás a legnagyobb hatást váltaná ki, miközben az összes egyéb területen változatlan maradna a teljesítmény!

Munkával kapcsolatos célja vagy a napi tűzoltáshoz kapcsolódhat, vagy pedig valami egészen új „stratégiai” jellegű legyen. Első esetben például válasszon valami olyan területet, ami annyira rosszul működik, hogy muszáj rendbe tenni, vagy jól teljesít, de ennek az erősségnek a jobb kihasználása jelentős előnnyel bír. Második esetben választhat például új termék, vagy szolgáltatás bevezetését, vagy akár új képességek megtanulását is.

Fontos, hogy Ön és csapata is egyszerre egy célra fókuszáljon és azt bontsák le olyan részcélokká, amelyhez mások is csatlakozni tudnak. A cél legyen kvantitatív módon kifejezett és tartalmazzon határidőt. Nagyon egyszerűen fogalmazva A-ból B-be mikorra formában.

Amikor már világos a legfontosabb cél, akkor gondolja végig, hogy melyek azok az inputok, vagy más néven sikerokozók, amelyek befolyásolják, hiszen vannak tettek, amelyek nagyobb hatással vannak a célok elérésére, mint mások. Ezeket kell felismerni mielőbb és dolgozni rajtuk.

Az olyan eredményszámok, mint a selejtráta, árbevétel, vagy üzemi eredmény nyomonkövetése és megjelenítése a múltra vonatkozik, így azokon nem lehet változtatni. Sőt, ezek olyan összetett tényezők, amelyeket egyénileg, vagy kis csoportban nehéz kontrollálni. Az olyan nagy hatású inputokat, vagy más néven sikerokozókat keresse, amelyek egyértelműen kontrollálhatóak és az új viselkedésformák kialakítását segítik.

Például, ha Ön le szeretne fogyni 93 kg-ról 85 kg-ra 2021. júniusára, hogy beleférje öltönyébe, amelyben gyermeke ballagására szeretne elmenni, akkor pusztán a mérlegre állás és imádkozás nem elég.Kontrollálható sikertényező lehet a naponta megtett lépések száma, elvégezte-e a napi 30 perces tornáját, vagy hogy étkezett-e délután 6 óra után.Amikor ilyen inputokra koncentrál, akkor bizonyára pozitív visszacsatolást ad a mérleg, ha vasárnaponként rááll…
A munkával kapcsolatos projektjében melyek lehetnek ezek a sikertényezők?

Mit kellene naponta, de legkésőbb hetente megtenni és nyomon követni, hogy a 2021-es célok ne ugyanúgy végezzék, mint a 2020-asok?

A fenti két lépés szükséges, de nem elégséges a célok elérése érdekében.

Észrevette, hogy a gyerekek másként kosaraznak, ha számon tartják az eredményt? Nincs is szükség eredményjelző táblára, hogy külső szemlélőként lássuk, hiszen alapvetően megváltozik a viselkedés, ha tétre megy a játék.

Munkahelyünkön viszont többféle eredményjelzőt használunk. Ha az eredményjelző a fent említett nem kontrollálható mutatókat (selejt, árbevétel, üzemi eredmény) tartalmazza, akkor a dolgozók nem vonódnak be a „játékba”, hiszen  nem, vagy csak nagyon nehezen tudják kontrollálni. Így nem tudnak „nyerésre” játszani, hanem csak egyszerűen próbálnak nem veszíteni.

Bizony, teljesen más a hozzáállás, ha a csapat egy pillantás alapján meg tudja állapítani nyerésre áll-e és dolgozhat azokon a sikerokozókon, amelyeket kontrollálni tud.

Utolsó lépésként pedig ki kell alakítani valamiféle beszámoltatási ütemet, hiszen következetes beszámoltatás nélkül a legfontosabb 2021-re vonatkozó cél elveszik a napi tűzoltás  közepette. Ezek legyenek nagyon rövid megbeszélések (legalább hetente), hogy a csapattagok számot tudjanak egymásnak adni arról, hogy mi az, amit teljesítettek a vállalásaikból. Egyéni cél esetén javaslom, hogy álljon rendszeresen a tükör elé és „beszélgessen” önmagával, vagy vezessen naplót, ahol kifejti gondolatait, majd azokat rendszeresen visszaolvasva újragondolja teendőit.

Mik az Ön folyamatfejlesztéssel kapcsolatos céljai 2021-re? Kipróbálná magát a 21 napos Hibázza Tökéletesre kihívásban? Esetleg megszerezné a lean six sigma green belt / black belt minősítést?

Szívesen segítek a célok és a feladatok definiálásában. Akár egy óra skype konzultációval nagyot lendíthetünk az Ön 2021-es legfontosabb céljának elérésében. Keressen emailben!

Kívánom, hogy hibázzon sokat, hibázzon okosan 2021-ben és imsrejen meg minél több folyamatfejlesztő eszközt, technikát!

További információkért folyamatfejlesztési eszközökről olvassa kezdőknek szóló HIBÁZZA TÖKÉLETESRE VÁLLALATA FOLYAMATAIT, című könyvem, vagy A LEAN SIX SIGMA FOLYAMATFEJLESZTÉS KÉZIKÖNYVEt, ami a haladó problémamegoldók számára íródott vagy jelentkezzen Lean Six Sigma képzéseinkre!

Jó folyamatfejlesztést kívánok!

Fehér Norbert